Réception de colis

Gagner 1h par jour pour traiter 15 colis
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1h gagnée par jour pour le traitement des colis sur le site Temis innovation.

5 min

Gagnées par colis

0

Erreur de saisie

100%

Satisfaction des entreprises hébergées

colis

L’application mobile Flex’app remplace un formulaire papier pour la réception et le traitement des colis 

Contexte

La Pépinière et hôtel d’entreprises dédiés à l’Innovation technologique Temis innovation, tous deux gérés par la BGE FC, accueillent, hébergent et accompagnent une trentaine d’entreprises spécialisées dans l’innovation technologique.

Outre des locaux adaptés à leur statut de jeunes entreprises, ces dernières bénéficient de services tels qu’une permanence téléphonique,  un soutien administratif, l’accueil de leurs visiteurs ou encore la réception de leurs colis.

``Je suis plus sereine et j'ai plus de temps pour me concentrer sur d'autres missions, sans être interrompue``.

Fabienne, en charge de l’accueil

Problématique

Les personnes chargées de cet accueil au sein du pôle Temis innovation, réceptionnent et distribuent en moyenne 20 colis par jour. Le volume de colis peut facilement doubler à certaines périodes.

“En début de semaine il a un gros volume de colis, ça prend beaucoup de temps à gérer je ne peux pas me concentrer sur d’autres missions”.

Avant d’utiliser la solution Flexio, elles remplissaient manuellement un formulaire multi-rubriques à chaque réception, une opération parfois incomplète manque de temps. Une fois les informations collectées elles contactaient par mail, un à un,  les destinataires des colis.

“Entre le téléphone et mes autres missions, ça représente un trop gros travail de remplir manuellement des informations sur le cahier”

Les informations étaient archivées dans un cahier au fil des semaines, processus peu compatible avec les nouvelles recommandations de stockage des données personnelles.  Au delà de l’aspect fastidieux de ce processus, les chargées d’accueil étaient sans cesse interrompues.

Avec Flexio aujourd’hui

Avec la boîte à outils digitale de Flexio, les réceptionnistes ont transformé leur formulaire papier par un formulaire digital, adapté à leurs besoins et facilement modifiable à l’usage. Grâce à l’application mobile Flex’app disponible sur leur tablette, elles accèdent à ce formulaire et peuvent simplement automatiser le traitement et la distribution des colis qui transitent via le point d’accueil. « Ce nouvel outil offre un gain de temps énorme ».

Elles scannent simplement et rapidement le code barre du colis dès sa livraison pour collecter automatiquement son numéro. Toutes les informations relatives à ce colis (date, heure de livraison, nom du destinataire, entreprise associée etc.) sont ajoutées dans le formulaire numérique. Certaines informations pré-enregistrées ne nécessitent même aucune saisie. “Toutes les entreprises sont déjà enregistrées ça va vite”

Grâce à l’écosystème Flexio, un mail personnalisé est automatiquement envoyé à la personne concernée dès réception de son colis au point d’accueil. Une simple signature du destinataire sur la tablette pour clôturer l’opération et archiver les informations sur la plateforme Flexio.

``Avec Flexio, je gagne un temps considérable pour la réception et le traitement des colis au quotidien, même en période de fêtes avec de gros volumes à gérer``

Fabienne, en charge de l’accueil BGE FC Temis

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