Améliorer son service clients grâce aux formulaires numériques

Améliorer son service clients grâce aux formulaires numériques

THEAM est un fabricant de solutions de convoyage de matériaux (bétons, enrobé, granulats…) destinées aux opérateurs des métiers du BTP. La société à optimisé et développé son service clients pour être plus réactive face aux requêtes de ses clients. 

La mission principale du service clients est de réaliser des audits qualité ainsi que la maintenance du matériel en activité ou avant sa livraison.

Au cours de ces procédures, les techniciens utilisaient jusque là des formulaires papier, pour collecter les données sur les équipements audités ou en maintenance.

Plusieurs problèmes ont été soulevés :

  • Saisie des données fastidieuse
  • Manque de réactivité dans le traitement de procédures
  • Pertes de documents
  • Réduction de l’offre commerciale

“Par exemple, une opération de contrôle de matériel réalisée via des formulaires papier pouvait être longue, entre la réception des documents, le traitement et l’envoi au client”.

Certaines autres opérations nécessitant un lourd investissement administratif n’étaient même pas proposées aux clients par manque de temps.

En faisant le choix de dématérialiser ses formulaires papier,  Theam veut :

  • faciliter la collecte des données terrain 
  • simplifier le transfert des informations entre les clients et les techniciens.
  • optimiser le temps de traitement des procédures réalisées par les techniciens sur le terrain.

 La réponse de Flexio

“Aujourd’hui, tout se fait de manière quasiment automatisée”.

Grâce à la solution Flexio, les techniciens ont remplacé leurs formulaires papier par des formulaires interactifs, adaptés à leurs besoins et facilement modifiables à l’usage. Avec l’application mobile Flex’app disponible sur tablette ou smartphone, ils accèdent aux formulaires par type de prestations (contrôle, bons d’intervention, visite, non conformité etc.) Ils peuvent ainsi collecter simplement les informations terrain en toute mobilité et les valoriser en automatisant leur traitement.

“Au-delà du formulaire, la solution Flexio permet d’ajouter des actions associées comme l’envoi de mail, la modification automatique d’un fichier Excel et un lien avec notre ERP.”

Les informations collectées sur le terrain remontent sur la plateforme cloud de Flexio pour y être traitées en temps réel. “la transmission des données est instantanée”

En connectant leurs sources d’information à l’écosystème Flexio, les équipes THEAM peuvent créer des scénarios sur mesure pour automatiser le traitement des données collectées en mobilité via les formulaires interactifs.

Génération automatique de documents .pdf et XLSX

Les données clés peuvent désormais être synthétisées et combinées automatiquement sous forme d’un document .pdf.

Via une action dans un scénario personnalisé, Flexio assemble automatiquement les informations utiles pour créer des documents mis en page et prêts à être publiés ou partagés.

 

Quelques chiffres

  • Le temps de traitement des formulaires a été divisé par 3.
  • 4 audits en plus réalisés chaque semaine
  • Amélioration de la satisfaction clients

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