5 raisons d’abandonner Excel pour planifier la maintenance de vos réseaux de transports .

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5 raisons d’abandonner Excel pour planifier la maintenance de vos réseaux de transports .

Véritable couteau-suisse, idéal pour restituer des résultats, des analyses, planifier des interventions et même dérouler des processus entiers, il a d’indéniables qualités. Vous gérez quotidiennement vos processus avec des tableurs? Prenez quelques minutes pour découvrir que c’est loin d’être l’outil le plus adapté pour garantir la sécurité et la disponibilité du matériel roulant et des équipements de vos services de mobilité publics.

Que l’on soit adepte du numérique et quel que soit notre âge, Excel est la solution informatique de base. Accessible à tous, économique et maîtrisé par la plupart des collaborateurs, c’est l’outil le mieux partagé dans les entreprises. On confie à des tableurs des projets décisifs : budgets, tableaux de bord… Qu’il s’agisse de planifier des actions de maintenance, centraliser des données terrain ou encore d’organiser des équipes.

Toutefois une question émerge : les tableurs sont-ils vraiment des outils adaptés pour optimiser vos efforts de planification, de prévision et d’analyse pour votre maintenance ?
Lorsque vos données ont besoin d’être collectées, échangées de manière rapide et parfois à distance, Excel reste-t-il un outil efficace ? 
Le développement du digital a impacté les métiers de la maintenance qui occupent aujourd’hui un rôle stratégique dans les sociétés de transports publics. Tout comme l’organisation du travail qui se transforme elle aussi. Gérer vos activités avec des tableurs sera t-il suffisant pour accompagner l’optimisation de vos réseaux et réussir dans l’industrie du futur ?

L’article qui suit vous invite à poser un autre regard sur cet outil bien ancré dans nos méthodes de travail et tente de prouver qu’Excel n’est pas la solution adaptée aux défis quotidiens de vos équipes.

Voici donc 5 raisons d’abandonner Excel et de vous tourner vers des solutions métiers plus adaptés.

Excel entrave la productivité de vos équipes

Si vos collaborateurs passent plus de temps à créer et monter leurs tableurs qu’à profiter de ses avantages, peut-être faut-il remettre en cause l’utilisation de cet outil ? En effet, quand le traitement et la gestion de vos données terrain nécessitent plusieurs heures de travail par jour et par semaine, il y sûrement matière à vous interroger sur l’intérêt d’utiliser Excel.

Combien de temps vos équipes mettent-elles pour collecter et valoriser toutes leurs données de maintenance ?

Si les responsables maintenance, infrastructures, etc. ont développé leurs outils de pilotage sous Excel, ils peuvent alors générer des analyses, des tableaux de bords, des statistiques précises sur les actions d’entretien du parc de véhicules et des infrastructures réalisées sur les réseaux, mobiliers urbains et périurbains. Ces informations vont leur permettre de prendre les meilleures décisions possibles et de mettre en oeuvre des actions d’optimisation. Mais combien de temps mettent-elles pour agréger et traiter leurs données ? 1 jour ? 2 jours ? Combien de fois par mois ?

Gérer et organiser efficacement des actions de maintenance requiert de la flexibilité et un maintien à jour des données.

Lorsqu’une modification doit être effectuée sur un fichier (supprimer une colonne par exemple) et que cette opération demande beaucoup de temps ou que certains fichiers déjà partagés ne sont plus accessibles, on peut se demander si cela vaut vraiment le coup ? 
Doit-on mobiliser un collaborateur sur une activité à faible valeur ajoutée : centraliser et traiter de multiples données ? Quand on connaît la perte de temps qui y est associée, la réponse coule de source…

En somme, les fichiers Excel génèrent une perte de temps monumentale et un risque élevé pour votre entreprise qui doit pouvoir s’appuyer sur des données fiables et à jour pour orienter ses choix stratégiques.

Avant de digitaliser leurs processus avec Flexio, la plupart de nos clients perdaient un temps considérable à “pêcher” des informations, re-saisir des données et mettre à jour un ou plusieurs fichiers Excel sans aucune souplesse. Des fichiers qui finissent par devenir des usines à gaz, impossible à maintenir et à maîtriser.

Les tableurs favorisent les silos de données

Pour l’aspect collaboratif, on repassera…
Qu’on se le dise, Excel est un outil bureautique, vous l’avez déjà remarqué, lorsque vous tentez de partager vos fichiers en temps réel avec plusieurs collaborateurs, c’est bien souvent compliqué.

Or, la planification des actions de maintenance doit être collaborative, puisqu’elle implique un échange constant d’informations. Cette activité requiert également des mises à jour en temps réel car c’est la coopération avec le terrain qui garantit la qualité et la précision des données.

L’optimisation des réseaux de transport nécessite également des outils adaptés à la séparation entre les activités de planification et celles de maintenance opérationnelle. Avec en toile de fond, un modèle qui repose sur l’implication de l’ensemble des salariés.

Or, Excel exige qu’une seule personne centralise des données, généralement collectées au format papier par les agents, les ressaisisse manuellement et redistribue les informations valorisées auprès des différents interlocuteurs.

Les tableurs induisent donc une gestion que l’on peut qualifier de “pyramidale”. Cette méthode est bien évidemment peu adaptée au travail en équipe, au management collaboratif et peut impacter l’efficacité des équipes opérationnelles.

Excel n’est pas mobile

Les responsables des services maintenance doivent coordonner une équipe d’agents constamment en mobilité. Ils savent déjà que plus les données et l’information circulent en temps réel, plus leurs équipes terrain sont efficaces. Toutefois, les tableurs ne proposent pas de réponse satisfaisante à ce besoin.

En effet, Excel n’a pas été conçu pour prendre en compte la dimension de plus en plus mobile des métiers. L’intégration du numérique dans les processus a permis de développer peu à peu une maintenance dite connectée. Cette dernière comprend une analyse accrue des données, un accès à des informations ainsi que la saisie de données en temps réel : état de l’usure du matériel, actions correctives, suivi des interventions etc. facilitant les activités de planification et de maintenance préventive. Il faut bien l’avouer, l’utilisation de tableurs sur smartphones et tablettes ne se prête pas à ces nouvelles méthodes de travail.

Et le pilotage stratégique avec Excel ? On oublie…

Les tableurs permettent d’enregistrer et de traiter un grand nombre de données, de tous types. Toutefois, en faire un outil de planification peut se révéler limitant. En effet, Excel permet de consulter des informations certes, mais uniquement de manière morcelée. Autrement dit, même si vos équipes agrégent bien toutes leurs données dans différents tableurs et feuillets Excel, il est complexe de visualiser et faire ressortir rapidement et simplement les informations clés.

Les principaux enjeux d’un outil de planification sont de permettre : d’assurer le suivi des interventions, contrôler la charge de travail des agents, détecter rapidement les anomalies ou encore générer des ordres de mission, sur ces points, les tableurs sont vraiment dépassés.

Prendre les meilleures décisions face à une situation critique constituent des enjeux stratégiques importants. Pour y répondre, vous devez pouvoir accéder simplement à une vue macro des activités de maintenance dans les différents services de votre société.

Un bon outil de gestion des activités de maintenance doit soutenir les équipes opérationnelles dans leurs missions mais également permettre aux dirigeants de prendre des mesures correctives. Ils doivent pouvoir visualiser et partager rapidement toutes les données essentielles à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise. Le choix de vos solutions pour la gestion de la maintenance aura donc un impact décisif sur l’activité de votre société.

Excel, un outil SIMPLE, à la portée de tous ? Non pas vraiment…

Pour vous redonner le contexte, cet outil était à la base conçu pour la gestion financière des entreprises. 
Nous ne pouvons pas le nier, sa simplicité est un véritable atout, accessible à la plupart des salariés, gratuit il peut néanmoins rapidement se transformer en usine à gaz.

À force de modifications, réorganisations et intégrations de données, un simple fichier Excel peut devenir très complexe et totalement échapper à maîtrise de son créateur. Le besoin initial peut vite se retrouver écrasé par de nouvelles fonctions. Résultat: un outil initialement simple sombre dans la complexité et entraîne des erreurs, du stress et de gros efforts de mises à jour. C’est tout aussi problématique en cas de départ ou d’absence de la personne qui aura créé un tableur stratégique dans l’entreprise. Il y a fort à parier que son remplaçant finisse par s’arracher les cheveux.

Si au fil du temps, les tableurs destinés à gérer la maintenance (ou autre) ne sont compréhensibles que par des utilisateurs chevronnés, alors c’est le signe qu’il faut abandonner Excel au profit d’une solution plus adaptée.

Pour conclure

D’apparence sans limites, Excel peut constituer un facteur de risque pour votre entreprise dès lors qu’il sort de son usage initial d’activité bureautique. Non Excel n’est pas un outil taillé pour le terrain !
Excel n’est pas dynamique, il n’a pas été conçu pour gérer l’imprévu, l’agilité de vos équipes, les pannes d’équipements etc. Les tableurs ne permettent pas de travailler en temps réel et de collaborer, les informations sont dépassées au moment même où elles sont intégrées.

Être capable de prendre des décisions rapidement en toute connaissance de cause est gage de productivité et d’efficacité. Excel n’est en ces points pas optimal, il ne fournit aucune flexibilité, partage instantané, réactivité qui sont les clés pour assurer un service de qualité à vos usagers et garantir un niveau optimal de disponibilité des véhicules, de fiabilité et de sécurité des équipements.

Maintenant prenez quelques minutes pour imaginer…Une solution unique et flexible pour supprimer tous vos tableurs.

Une solution connectée au système d’information de votre société, qui permet de visualiser et d’accéder en quelques clics à des informations décisives, de les partager, de les modifier et d’optimiser tous les processus de maintenance dans votre société.

Vous souhaitez que ce songe se concrétise? 
Contactez nos experts pour une démonstration personnalisé de Flexio.

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