Mener des audits qualité et maintenance est essentiel mais pas toujours simple. Découvrez comment THEAM s'y est pris pour réussir sa démarche et les leçons à en tirer.
Les audits qualité et maintenance, ainsi que l'inspection régulière des équipements jouent un rôle clé dans la performance industrielle. Ils permettent de contrôler l'état des équipements, d'anticiper les pannes et d'assurer la conformité réglementaire. Mais dans la pratique, ces démarches sont souvent chronophages et complexes à mettre en œuvre.
C'est le constat qu'a fait THEAM, fabricant français de solutions de convoyage pour le BTP. Face aux limites de ses audits qualité et maintenance, l'entreprise a décidé de se réinventer en digitalisant ses processus. Retour sur une transformation réussie.
Avant l'audit : un constat des difficultés
Chez THEAM, les audits qualité et maintenance suivaient auparavant un fonctionnement très manuel. Les techniciens utilisaient des formulaires papier pour collecter les données lors des contrôles terrain. Un mode opératoire qui générait de nombreux problèmes au quotidien :
- Saisie des données fastidieuse et sujette aux erreurs
- Manque de réactivité dans le traitement des audits
- Risque de perte ou détérioration des documents papier
- Lourdeur administrative et difficulté à exploiter les données
« Par exemple, une opération de contrôle de matériel réalisée via des formulaires papier pouvait être longue. Entre la réception des documents, le traitement et l'envoi au client… », explique Tanguy, responsable du pôle Service Client.
Ces difficultés impactaient non seulement l'efficacité opérationnelle mais aussi la relation client. Certaines prestations d'audit ne pouvaient être proposées, faute de temps et de moyens pour les traiter.
Pour résoudre ces problèmes, THEAM s'est fixé plusieurs objectifs :
- Simplifier la saisie des données et fiabiliser les informations collectées
- Réduire les délais de traitement et d'envoi des rapports d'audits
- Automatiser les tâches sans valeur ajoutée pour les équipes
- Développer de nouveaux services à plus forte valeur ajoutée
C'est pour atteindre ces objectifs que THEAM a décidé de se lancer dans un projet de digitalisation de ses audits, en s'appuyant sur la solution Flexio.
Le déroulement de l'audit chez THEAM
Pour digitaliser ses audits qualité et maintenance, THEAM a déployé la solution Flexio. Les principales étapes du projet ont été les suivantes :
- Digitalisation des formulaires d'audit sous forme d'applications mobiles
- Paramétrage des workflows de traitement des données
- Formation des équipes à ce nouveau mode de fonctionnement
- Déploiement sur le terrain et ajustements au fil de l'usage
Avec l'application Flexio, les techniciens peuvent désormais réaliser leurs audits directement sur tablette ou smartphone :
- Saisie simplifiée des informations via des formulaires ergonomiques
- Prise de photos et commentaires pour enrichir les données
- Synchronisation en temps réel avec la plateforme collaborative
« Le fait d'avoir tous les formulaires sous la main et sur le téléphone pour les techniciens représente un énorme confort », souligne Tanguy.
Fini les rapports papier à rédiger et à saisir ensuite sur ordinateur ! Tout est centralisé et partagé en temps réel, pour un gain de temps précieux.
Les résultats et enseignements
Depuis qu'elle s'est digitalisée, THEAM a considérablement amélioré l'efficacité de ses audits qualité et maintenance :
- Réduction des temps de traitement
- Fiabilité des données collectées
- Taux de satisfaction client en progression
Au-delà des gains de productivité, cette transformation a permis de développer de nouveaux services à plus forte valeur ajoutée, qui étaient jusque-là trop complexes à mettre en œuvre.
Pour obtenir ces résultats, plusieurs facteurs ont été déterminants :
- L'implication et la formation des équipes terrain dans la démarche
- Le choix d'un outil adapté aux besoins et simple d'utilisation
- L'amélioration continue des processus au fil du projet
« Aujourd'hui, tout se fait de manière quasiment automatisée. On a considérablement réduit les tâches sans valeur ajoutée », résume Tanguy.
Retrouvez le webinar sur le sujet, juste ici :
Conseils pour réussir votre audit qualité maintenance
Vous aussi, vous souhaitez optimiser vos audits qualité et maintenance ? Voici quelques recommandations inspirées du retour d'expérience de THEAM.
Avant de vous lancer, prenez le temps de :
- Auditer vos processus actuels et identifier les points de blocage
- Définir des objectifs d'amélioration précis et mesurables
- Constituer une équipe projet motivée et représentative des utilisateurs
Pour la mise en œuvre, pensez à :
- Choisir une solution adaptée à votre maturité digitale et vos besoins terrain
- Impliquer les équipes opérationnelles dès la conception
- Procéder de façon itérative et pragmatique
- Mesurer les gains obtenus et communiquer en interne
Les outils du marché évoluent très vite : n'hésitez pas à vous faire accompagner pour trouver la solution la plus pertinente selon votre contexte.
En conclusion, l'expérience de THEAM prouve qu'il est possible de transformer ses audits qualité et maintenance grâce au digital. En adoptant les bons réflexes et en s'appuyant sur des outils adaptés, vous aussi pouvez simplifier vos processus et gagner en efficacité. Alors lancez-vous !
