Le mot digital est sur toutes les lèvres. Dans les usines, les ateliers, les salles de réunion. On digitalise les indicateurs, les process, les équipements… mais qu'en est-il des pratiques managériales terrain ?

Le Gemba Walk, pilier du Lean, repose justement sur ce lien direct avec le terrain, les faits, les opérateurs. Peut-on vraiment en faire une version numérique sans perdre ce qui fait son essence ?

Chez Flexio, on pense que oui. Et mieux : on pense qu'un Gemba Walk bien digitalisé peut être encore plus puissant. Dans cet article, on vous partage notre vision, nos retours d'expérience et des conseils concrets pour digitaliser vos observations terrain sans dénaturer l'approche Lean.

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ? (Définition et principes Lean)

Le mot Gemba vient du japonais et signifie « le vrai lieu ». Dans le monde industriel, c’est le lieu où la valeur est créée : l’atelier, la ligne de production, le chantier. Le Gemba Walk, ou « marche Gemba », consiste à aller sur ce terrain pour observer, poser des questions, comprendre les processus.

C’est une méthode clé du Lean manufacturing, popularisée par Toyota, dont le principe est simple : pour résoudre les problèmes, il faut aller là où ils apparaissent.

Contrairement à un audit classique, il ne s’agit pas de contrôler, mais de comprendre. D’observer les activités sans jugement, d’échanger avec les employés, de poser des questions ouvertes, et surtout de détecter des opportunités d’amélioration continue.

Pourquoi faire un Gemba Walk en 2026 ?

On a beau empiler les outils numériques et les tableaux de bord, rien ne remplace une paire d’yeux. Le Gemba Walk reste l’un des rares leviers qui reconnecte vraiment la direction au quotidien des équipes.

Détecter les problèmes là où ils naissent

Sur le terrain, on capte ce que les chiffres ne montrent pas : une tension, une improvisation, une machine qui ralentit. Ce sont ces "signaux faibles" qui permettent d’identifier les vrais problèmes, les gaspillages ou les risques qualité bien avant qu’ils ne deviennent critiques.

Créer une dynamique d’équipe autour de l'amélioration

Quand un manager prend le temps de venir sur le terrain, d'écouter, de poser des questions simples, il envoie un signal fort. Il montre que les idées des opérateurs comptent. Résultat : les équipes s’engagent, proposent, agissent. La culture d’amélioration prend racine.

Décider plus vite, et surtout mieux

Un Gemba Walk bien mené permet de raccourcir le chemin entre les faits et les décisions. Moins de réunions, plus d’impact. On aligne la stratégie avec ce qui se passe vraiment dans l’atelier. Et ça change tout. C’est une vraie démarche de gestion de la performance.

Les 7 étapes d’un Gemba Walk réussi

1. Définir les objectifs : que voulez-vous observer ? Un processus ? Un problème ? Un service ?
2. Informer les équipes concernées : évitez l’effet “audit surprise”. Prévenez et expliquez la démarche.
3. Choisir le bon moment et le bon lieu : quand l’activité est représentative, sans déranger les opérations.
4. Observer sans intervenir : notez les faits, les écarts, les bons réflexes. Restez neutre.
5. Poser des questions simples : “Que faites-vous ?”, “Pourquoi ?”, “Y a-t-il une difficulté ?”.
6. Collecter les informations clés : photos, commentaires, temps d’attente, mouvements inutiles.
7. Analyser à chaud, puis à froid : priorisez les actions d’amélioration avec les équipes concernées.

Astuce : documentez votre marche avec une checklist Gemba Walk, un support simple pour garder une trace de vos observations et opportunités.

Digitaliser vos Gemba Walks : pourquoi et comment ?

Traditionnellement, les Gemba Walks se font avec un bloc-notes, ou au mieux avec un fichier Excel. Mais ces formats ont leurs limites :

• Données non partagées, difficilement exploitables
• Ressaisie manuelle : perte de temps et erreurs
• Aucune traçabilité des actions décidées

Les bénéfices d’un Gemba Walk digital

Une Gemba Walk digitalisée, c’est une marche terrain augmentée par la technologie :

• Collecte d’informations sur tablette ou mobile
• Photos intégrées directement aux observations
• Formulaires personnalisés par processus ou par zone
• Enregistrement automatique dans une base de données centralisée
• Suivi des actions post-walk avec relances et indicateurs

Résultat : une efficacité décuplée, un meilleur suivi, des décisions plus rapides. Et surtout, un gain de temps pour les équipes terrain qui peuvent se concentrer sur leur vrai travail.

Exemple : créer une application Gemba Walk avec Flexio

Avec un outil no-code comme Flexio, vous pouvez créer votre propre application Gemba Walk en quelques heures :

• Une interface intuitive pour vos managers terrain
• Des scénarios automatisés pour alerter, relancer, archiver
• Des tableaux de bord pour visualiser les résultats et suivre les progrès
• Une intégration possible avec votre ERP ou votre système qualité

Résultat : un outil adapté à votre méthode, vos équipes, vos processus, sans passer par la DSI.

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Gemba Walk digital : 3 erreurs à éviter

1. Remplacer l’humain par l’écran Le digital est un support, pas un substitut. Le contact direct avec les opérateurs reste central.
2. Ne pas impliquer les utilisateurs terrain dans l’implémentation L’adoption dépend de la simplicité et de la pertinence perçue.
3. Multiplier les données sans analyse Collecter, c’est bien. Agir, c’est mieux. Prévoyez une routine de suivi et d’amélioration.

Conclusion

Le Gemba Walk n’est pas un concept du passé. Au contraire, il est plus que jamais pertinent à l’ère du digital. En numérisant cette pratique Lean, vous ne trahissez pas son esprit : vous le renforcez.

Avec des outils comme Flexio, vous pouvez transformer vos marches terrain en un levier de performance industrielle, sans coder, sans complexité, et sans attendre.

F.A.Q. toutes vos question sur le Gemba Walk

Comprendre le concept des Gemba Walks

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ?

Le Gemba Walk est une pratique Lean consistant à se rendre sur le terrain pour observer les processus, identifier les problèmes et dialoguer avec les équipes afin d’améliorer la performance.

Quelle différence entre Gemba Walk, audit terrain et tournée HSE ?

Un audit terrain vérifie la conformité à un standard. Une tournée HSE s'intéresse à la sécurité. Le Gemba Walk, lui, invite à comprendre le quotidien, à observer sans juger, et à enclencher des améliorations durables.

Quels sont les objectifs d’un Gemba Walk pour un manager ?

Observer les processus, détecter les problèmes, écouter les équipes, et déclencher une dynamique d’amélioration continue.

Préparer un Gemba Walk

Guide moi pour créer une Gemba Walk

Définissez vos objectifs, informez les équipes, choisissez le bon moment, observez sans juger, posez des questions simples, collectez les faits, puis analysez avec les équipes. Enfin, appuyez-vous sur un outil comme Flexio pour digitaliser efficacement cette démarche Lean.

Comment préparer un Gemba Walk en 30 minutes ?

Concentrez-vous sur l’essentiel : un thème clair, un horaire défini, une équipe informée, et une feuille de route simple (3 à 5 questions max). Pas besoin d’être parfait, il faut surtout être présent et à l’écoute.

Quelle fréquence et quelle durée recommandées pour une Gemba Walk ?

1 à 2 fois par semaine, sur un créneau de 30 à 45 minutes, avec un objectif clair à chaque visite.

Qui doit participer à un Gemba Walk ?

Le manager du secteur concerné est en première ligne. Mais faire venir un responsable maintenance, un collègue d’un autre service ou un membre de la direction permet souvent d’enrichir les échanges et les perspectives.

Peux-tu me proposer un agenda de Gemba Walk de 45 minutes ?

Voici un agenda type pour un Gemba Walk de 45 minutes :

• 5 min : Brief rapide avec les participants (objectif, posture, zone visitée)
• 30 min : Observation terrain et échanges avec les opérateurs
• 5 min : Debrief à chaud entre participants (points saillants, idées d’actions)
• 5 min : Planification des prochaines étapes ou suite à donner

Ce format simple permet d’avoir un impact rapide, sans mobiliser trop de ressources.

Posture managériale et communication

Que faire si le Gemba révèle des non-conformités graves ?

Restez factuel et calme. Notez précisément ce que vous observez, échangez avec les équipes pour comprendre les causes, et impliquez les bonnes personnes pour traiter le sujet rapidement, sans chercher un coupable.

Comment éviter que le Gemba devienne un audit ou un outil de contrôle ?

Clarifiez l’intention dès le départ : on est là pour comprendre, pas pour sanctionner. Adoptez une posture d’écoute, reformulez sans juger, et privilégiez les échanges ouverts plutôt que l’évaluation froide.

Comment faire un Gemba Walk sans braquer les équipes ?

Soyez curieux, pas contrôlant. Parlez avec sincérité, remerciez les partages, ne cherchez pas à tout résoudre sur place. Le simple fait d’être là, de poser des questions et d’écouter sans juger change déjà beaucoup.

Digitaliser le Gemba Walk pour être plus efficace

Pourquoi digitaliser un Gemba Walk ?

La digitalisation permet de structurer les observations, de centraliser les données, d’assurer un meilleur suivi des actions et de gagner en efficacité sur le terrain.

Quels outils utiliser pour digitaliser un Gemba Walk ?

Des solutions comme Flexio permettent de créer une application sur mesure pour vos Gemba Walks, sans coder, avec formulaires, photos, tableaux de bord et automatisations.

Quels sont les bénéfices d’un Gemba Walk digitalisé ?

Un Gemba Walk digitalisé offre des gains mesurables à plusieurs niveaux :

• Un meilleur suivi des observations et des actions décidées
• Des décisions plus rapides basées sur des faits concrets
• Moins d’erreurs de ressaisie ou de perte d'information
• Une implication renforcée des employés grâce à une démarche plus fluide
• Une amélioration continue structurée et durable
• Une meilleure visibilité pour les managers, avec des tableaux de bord accessibles en temps réel

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La société TECHNETICS Group est devenu le premier fabricant et concepteur de solutions d’étanchéité et de composants critiques dans le monde. Elle compte 13 sites de production et plus de 1100 employés.

Soucieuse de faciliter, d’améliorer le travail de ses employés et notamment les procédures administratives, les RH de chez TECHNETICS Group ont choisi Flexio pour digitaliser le processus « Gestion des entretiens annuels individuels« .

Pour ce faire, ils ont créé une nouvelle application qui a pour vocation d’optimiser la saisie, la circulation et l’analyse des données : L’entretien individuel digital.

Objectifs : gagner en efficacité et capitaliser l’information pour améliorer les processus.

TECHNETICS est une industrie qui est forte de processus industriels anciens.

L’ERP, les outils décisionnels, les extractions de fichiers, etc… ne suffisaient plus pour répondre aux besoins nécessaire pour faire du pilotage de process.

Après différentes études de solutions, il n’était pas possible de développer un outil de digitalisation qui répondrait à toutes les problématiques :

• trop de sujets à intégrer dans la digitalisation,
• réalisation d’un cahier des charge trop long, trop cher.

De plus, il y a la crainte de se tromper dans la création d’un cahier des charges trop complet, dans un milieu en constante évolution ; le risque est d’achever le développement alors que le besoin a évolué.

L’idée a été de démarrer la digitalisation d’un processus qui touchait tout le monde dans l’entreprise : l’ENTRETIEN INDIVIDUEL DIGITAL.

Problématiques

Perte de temps

Initialement, la distribution des tâches (RH / Managers / Employés) étaient réalisée par mails, appels téléphoniques ou par fichiers partagés.

L’information étaient complexifiée, répartie différemment en fonction des utilisateurs.

La saisie des informations sur papier, la ressaisie des données dans un fichier informatique, la rechercher des informations, l’archivage des données : La perte de temps est considérable.

Manque de fiabilité à la source et pas de traçabilité des données clés

La démultiplication des papiers peut poser problème lorsqu’il faut ressortir les entretiens de l’année précédente pour faire le point :
Documents égarés, mal classés, dans un autre service, illisibles ?

De plus, en fonction des sujets de l’entretien (missions, formations, évolution…) les données ne sont pas enregistrées au même endroit. La multiplication des outils est un facteurs aggravant du manque de traçabilité des données.

Problèmes de communication

Non seulement les RH ont le sentiment de ne gérer qu’un envoi de trames, suivi de multiples relances auprès des managers et collaborateurs ; le tout sans réelle visibilité ni valeur ajoutée sur l’exercice.

Mais les managers et collaborateurs peuvent aussi se sentir démunis pour l’organisation de ces entretiens. Ce travail reste un passage obligatoire que les RH pourrait mieux accompagner.

Impossible de capitaliser l’information

Il n’existe aucun indicateur sur l’avancement et la réalisation des entretiens.

La solution Flexio a donc été choisie pour permet d’avoir un retour très rapidement, la modification est instantanée, et l’amélioration est possible immédiatement. L’approche de méthodologie de développement par du no code et le fait d’obtenir un résultat très rapidement ont été décisifs dans le choix de la solution Flexio.

Le résultat est quasi immédiat : L’application est mise en place rapidement, sur le besoin primaire, et il est possible de commencer l’utilisation et d’avoir des premiers retour terrain instantanément.

Solutions

Gain de temps

Cela peut sembler évident mais la digitalisation des entretiens individuels annuels permet d’éviter la lourde tâche de distribuer les documents papier à chaque collaborateur. Tâche, qui plus est, est sans valeur ajoutée…

• Le lancement des campagnes d’entretien se fait en 1 clic par les RH.
• Le formulaire d’entretien individuel digital envoyé par mail est adapté en fonction de la fiche employée préenregistrée (employé / cadre / N+1 / français / anglais).
• Le formulaire est envoyé automatiquement et mis à disposition des salariés en cliquant sur un lien. Ce formulaire numérique est agrémenté d’instructions/légendes pour aider les salariés/managers dans leur préparation d’entretien.
• La mise en page automatique dans un espace Web est beaucoup plus simple que sur un documents Word qui se modifie au fur et à mesure qu’on le complète.
• La validation hiérarchique de l’entretien se fait par envoi « en chaîne » au N+1 et N+2 dès qu’il est complété et validé par le salarié et son manager.

Données plus fiables, meilleure traçabilité

• Les données sont enregistrées et mises à jour en temps réel.
• Le connecteur entre l’organigramme et Flexio permet une mise à jour instantanée de l’application.
• L’Automatisation des envois de mail aux managers et collaborateurs permet d’éviter tout oubli.
• L’ensemble des entretiens est centralisé dans une unique ressources Flexio.
• Les RH ont un tableau de bord avec l’état des entretiens (Envoyé, en cours, validé…).

Et, pour des raisons juridique, une fois l’approbation enclenchée, les données de base sont non-modifiables = sécurité des données d’information.

Optimisation de la communication et des flux d’information

L’automatisation des mail dès le lancement de la campagne d’entretiens assure le service RH de n’oublier personne et rappelle aux manager toutes les personnes dont ils ont la charge, les entretiens à faire/en cours et les procédures. Les données sont centralisées et les collaborateurs se sentent accompagnés.

De la même façon, dès la validation de l’entretien, le lancement des demandes d’approbation N+1 / N+2 / DRH se fait automatiquement. La communication est plus fluide et le manager peut s’octroyer cette tâche sans valeur ajoutée.

Après validation de l’ensemble de la hiérarchie d’un collaborateur, l’application Flexio génère un récapitulatif de l’entretien sous format .pdf et l’archive automatiquement dans office 365.

L’utilisation simple de l’application Flexio ainsi que sa prise en main facile est un point positif pour l’implication des salariés. Ils sont donc plus sereins et à l’aise avec l’entretien individuel annuel qu’ils doivent faire.

Utiliser une application spécialisée facilite la préparation de l’entretien et fluidifie son déroulement. Plus approfondi, l’échange se révèle également plus humain.