Fiche suiveuse production : exemple, modèle, bonnes pratiques

Trop souvent oubliée, la fiche suiveuse est pourtant un outil clé pour suivre, tracer et sécuriser la production, étape par étape.

Vous cherchez un exemple concret, un modèle clair ou un moyen de digitaliser facilement vos suivis terrain ?

Dans cet article, on vous donne :

• une définition simple,
• un modèle à adapter,
• et les bonnes pratiques pour gagner en efficacité.

1. Qu’est-ce qu’une fiche suiveuse ? Définition, rôles et exemples concrets

Fiche suiveuse : la définition simple

La fiche suiveuse, c’est un peu comme le fil d’Ariane d’un ordre de fabrication. Papier ou numérique, elle suit un produit de poste en poste, en consignant ce qui a été fait, quand, comment, et par qui.

Elle contient des données essentielles : l’identification du lot, les opérations programmées, les contrôles effectués, les validations à chaque phase. Elle circule avec le produit, se remplit au fur et à mesure, et devient un véritable carnet de bord terrain.

C’est ce qui permet à vos équipes de garder le cap, d’éviter les oublis, et d’assurer une traçabilité irréprochable, sans se compliquer la vie. Que ce soit en phase de fabrication, de contrôle ou d’audit, elle reste une référence incontournable.

Fiche suiveuse vs instruction de travail

Là où l'instruction de travail indique comment réaliser une opération, la fiche suiveuse documente ce qui a été fait. Les deux sont complémentaires : l'une guide, l'autre trace.

Le rôle concret d'une fiche suiveuse

Merci Jamy ! Mais concrètement, à quoi ça sert ?

• Garantir la traçabilité (qui, quand, où, comment) : en cas de non-conformité, de réclamation client ou d’audit, vous savez précisément ce qui a été fait, par qui, sur quelle machine et avec quels composants...
• Assurer le pilotage de la production : en rendant visibles les étapes, les temps réels et les écarts, la fiche suiveuse aide les équipes à mieux suivre l’avancement et à anticiper les problèmes,
• Valider chaque étape qualité : chaque jalon est contrôlé, signé et documenté, ce qui garantit que les exigences sont respectées avant de passer à l’étape suivante,
• Réduire les erreurs ou oublis : la fiche agit comme un rappel terrain et une check-list intégrée, évitant les oublis critiques ou les validations manquées,
• Fournir une preuve en cas d’audit ou de litige client : elle constitue un dossier technique horodaté, consultable à tout moment pour justifier la conformité d’un lot ou d’un produit.

Exemples

Besoin de visualiser à quoi ça ressemble et comment ça se passe dans l'atelier ?

Version classique (papier/excel) : le responsable d’équipe imprime la fiche suiveuse, qu'il remet ensuite à l’opérateur. Ce dernier y note chaque opération réalisée, coche les composants utilisés, inscrit ses initiales, et complète les résultats de contrôle. C’est un outil simple, souvent un tableau imprimé, qui accompagne le produit tout au long de la journée. Une fois le lot terminé, la fiche passe entre les mains du responsable qualité qui vérifie les infos et ressaisit manuellement les données dans son outil interne.

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Version digitalisée :

directement, l’opérateur scanne un QR code au poste et accède à la fiche suiveuse depuis une tablette. Il renseigne ses opérations au fil de l’eau, prend une photo du contrôle visuel, ajoute un commentaire si besoin, puis valide l’étape. Pas besoin de revenir au bureau ni de ressaisir : les données sont transmises en temps réel au responsable qualité, qui peut suivre l’avancement ou détecter un point bloquant sans attendre la fin de l’OF.

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2. Comment construire une bonne fiche suiveuse ? Modèle et structure à suivre

Champs indispensables

Si vous partez de zéro ou souhaitez remettre à plat votre fiche suiveuse, commencez par l’essentiel. Voici les infos qu’on retrouve dans la plupart des cas :

• N° d’ordre de fabrication ou numéro de lot
• Référence ou nom du produit
• Détail des opérations à réaliser : poste, temps prévu, description, état
• Dates de réalisation, noms ou codes des opérateurs
• Quantités fabriquées, rebuts, retouches
• Points de contrôle qualité, avec signature et date

Ces éléments permettent à vos équipes de produire en sécurité, tout en gardant une traçabilité béton.

Champs optionnels (pour aller plus loin)

Selon votre process, vous pouvez aller plus loin :

• N° de plan, version de référence ou indice de révision
• QR code pour accéder à des documents ou photos de contrôle
• Critères de contrôle spécifiques (dimensionnels, visuels, fonctionnels)
• Historique des anomalies, décisions qualité prises, actions correctives engagées
• Libération finale du lot, avec signature du responsable

L’idée n’est pas de tout mettre, mais d’adapter à vos besoins réels sur le terrain.

Guide pas à pas pour créer votre fiche suiveuse

1. Échangez avec l’équipe terrain : demandez-leur quelles informations sont utiles pour bien suivre la production, et à quoi ils ne touchent jamais (et oui, ça aussi c'est important).
2. Identifiez les processus clés à tracer : changement de poste, point de contrôle, étape critique, validation avant libération, etc.
3. Créez une version simple et lisible : que ce soit sur papier ou sur écran, votre fiche doit être utilisable sans mode d’emploi.
4. Testez sur un vrai OF : rien ne vaut un essai terrain. Notez les blocages, oublis, doublons.
5. Faites évoluer avec les opérateurs : ajustez, améliorez, validez ensemble la version finale.

Notre modèle de fiche suiveuse

3. Digitaliser sa fiche suiveuse : les limites du papier et les gains à attendre

Ce que vous faites aujourd’hui fonctionne. Mais vous pourriez faire bien mieux, bien plus vite.

Les limites du papier / Excel

• Oublis de saisie, erreurs de recopie
• Données perdues ou illisibles
• Retards de ressaisie
• Aucune vision en temps réel
• Risque accru en cas d’audit

Les bénéfices de la digitalisation

• Zéro ressaisie, zéro papier
• Suivi instantané depuis l’atelier
• Données exploitables immédiatement
• Historique centralisé
• Meilleure collaboration entre qualité, prod, méthodes

Comment faire ?

Avec un outil connecté comme Flexio, vous pouvez :

• Créer une fiche suiveuse adaptée à vos processus et à votre gestion de la prod
• L’utiliser sur tous les supports (mobile, PC)
• Intégrer photos, liste, règles, alertes
• Piloter les données en temps réel sur un ou plusieurs sites

FAQ

Q : C’est quoi une fiche suiveuse en production ?

C’est un document (papier ou numérique) qui accompagne un produit ou un OF tout au long de sa fabrication. Il centralise les informations d’identification, trace les actions réalisées et assure la qualité et la traçabilité à chaque étape.

Q : Quelle est la différence entre fiche suiveuse et instruction de travail ?

L’instruction de travail guide l’opération. La fiche suiveuse trace ce qui a été fait, par qui et quand.

Q : Pourquoi passer au no-code pour vos documents de production ?

C’est simple, rapide, sans DSI, et vous gagnez en agilité. Vos équipes peuvent créer elles-mêmes leurs outils.