Le mot digital est sur toutes les lèvres. Dans les usines, les ateliers, les salles de réunion. On digitalise les indicateurs, les process, les équipements… mais qu'en est-il des pratiques managériales terrain ?

Le Gemba Walk, pilier du Lean, repose justement sur ce lien direct avec le terrain, les faits, les opérateurs. Peut-on vraiment en faire une version numérique sans perdre ce qui fait son essence ?

Chez Flexio, on pense que oui. Et mieux : on pense qu'un Gemba Walk bien digitalisé peut être encore plus puissant. Dans cet article, on vous partage notre vision, nos retours d'expérience et des conseils concrets pour digitaliser vos observations terrain sans dénaturer l'approche Lean.

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ? (Définition et principes Lean)

Le mot Gemba vient du japonais et signifie « le vrai lieu ». Dans le monde industriel, c’est le lieu où la valeur est créée : l’atelier, la ligne de production, le chantier. Le Gemba Walk, ou « marche Gemba », consiste à aller sur ce terrain pour observer, poser des questions, comprendre les processus.

C’est une méthode clé du Lean manufacturing, popularisée par Toyota, dont le principe est simple : pour résoudre les problèmes, il faut aller là où ils apparaissent.

Contrairement à un audit classique, il ne s’agit pas de contrôler, mais de comprendre. D’observer les activités sans jugement, d’échanger avec les employés, de poser des questions ouvertes, et surtout de détecter des opportunités d’amélioration continue.

Pourquoi faire un Gemba Walk en 2026 ?

On a beau empiler les outils numériques et les tableaux de bord, rien ne remplace une paire d’yeux. Le Gemba Walk reste l’un des rares leviers qui reconnecte vraiment la direction au quotidien des équipes.

Détecter les problèmes là où ils naissent

Sur le terrain, on capte ce que les chiffres ne montrent pas : une tension, une improvisation, une machine qui ralentit. Ce sont ces "signaux faibles" qui permettent d’identifier les vrais problèmes, les gaspillages ou les risques qualité bien avant qu’ils ne deviennent critiques.

Créer une dynamique d’équipe autour de l'amélioration

Quand un manager prend le temps de venir sur le terrain, d'écouter, de poser des questions simples, il envoie un signal fort. Il montre que les idées des opérateurs comptent. Résultat : les équipes s’engagent, proposent, agissent. La culture d’amélioration prend racine.

Décider plus vite, et surtout mieux

Un Gemba Walk bien mené permet de raccourcir le chemin entre les faits et les décisions. Moins de réunions, plus d’impact. On aligne la stratégie avec ce qui se passe vraiment dans l’atelier. Et ça change tout. C’est une vraie démarche de gestion de la performance.

Les 7 étapes d’un Gemba Walk réussi

1. Définir les objectifs : que voulez-vous observer ? Un processus ? Un problème ? Un service ?
2. Informer les équipes concernées : évitez l’effet “audit surprise”. Prévenez et expliquez la démarche.
3. Choisir le bon moment et le bon lieu : quand l’activité est représentative, sans déranger les opérations.
4. Observer sans intervenir : notez les faits, les écarts, les bons réflexes. Restez neutre.
5. Poser des questions simples : “Que faites-vous ?”, “Pourquoi ?”, “Y a-t-il une difficulté ?”.
6. Collecter les informations clés : photos, commentaires, temps d’attente, mouvements inutiles.
7. Analyser à chaud, puis à froid : priorisez les actions d’amélioration avec les équipes concernées.

Astuce : documentez votre marche avec une checklist Gemba Walk, un support simple pour garder une trace de vos observations et opportunités.

Digitaliser vos Gemba Walks : pourquoi et comment ?

Traditionnellement, les Gemba Walks se font avec un bloc-notes, ou au mieux avec un fichier Excel. Mais ces formats ont leurs limites :

• Données non partagées, difficilement exploitables
• Ressaisie manuelle : perte de temps et erreurs
• Aucune traçabilité des actions décidées

Les bénéfices d’un Gemba Walk digital

Une Gemba Walk digitalisée, c’est une marche terrain augmentée par la technologie :

• Collecte d’informations sur tablette ou mobile
• Photos intégrées directement aux observations
• Formulaires personnalisés par processus ou par zone
• Enregistrement automatique dans une base de données centralisée
• Suivi des actions post-walk avec relances et indicateurs

Résultat : une efficacité décuplée, un meilleur suivi, des décisions plus rapides. Et surtout, un gain de temps pour les équipes terrain qui peuvent se concentrer sur leur vrai travail.

Exemple : créer une application Gemba Walk avec Flexio

Avec un outil no-code comme Flexio, vous pouvez créer votre propre application Gemba Walk en quelques heures :

• Une interface intuitive pour vos managers terrain
• Des scénarios automatisés pour alerter, relancer, archiver
• Des tableaux de bord pour visualiser les résultats et suivre les progrès
• Une intégration possible avec votre ERP ou votre système qualité

Résultat : un outil adapté à votre méthode, vos équipes, vos processus, sans passer par la DSI.

‍

Gemba Walk digital : 3 erreurs à éviter

1. Remplacer l’humain par l’écran Le digital est un support, pas un substitut. Le contact direct avec les opérateurs reste central.
2. Ne pas impliquer les utilisateurs terrain dans l’implémentation L’adoption dépend de la simplicité et de la pertinence perçue.
3. Multiplier les données sans analyse Collecter, c’est bien. Agir, c’est mieux. Prévoyez une routine de suivi et d’amélioration.

Conclusion

Le Gemba Walk n’est pas un concept du passé. Au contraire, il est plus que jamais pertinent à l’ère du digital. En numérisant cette pratique Lean, vous ne trahissez pas son esprit : vous le renforcez.

Avec des outils comme Flexio, vous pouvez transformer vos marches terrain en un levier de performance industrielle, sans coder, sans complexité, et sans attendre.

F.A.Q. toutes vos question sur le Gemba Walk

Comprendre le concept des Gemba Walks

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ?

Le Gemba Walk est une pratique Lean consistant à se rendre sur le terrain pour observer les processus, identifier les problèmes et dialoguer avec les équipes afin d’améliorer la performance.

Quelle différence entre Gemba Walk, audit terrain et tournée HSE ?

Un audit terrain vérifie la conformité à un standard. Une tournée HSE s'intéresse à la sécurité. Le Gemba Walk, lui, invite à comprendre le quotidien, à observer sans juger, et à enclencher des améliorations durables.

Quels sont les objectifs d’un Gemba Walk pour un manager ?

Observer les processus, détecter les problèmes, écouter les équipes, et déclencher une dynamique d’amélioration continue.

Préparer un Gemba Walk

Guide moi pour créer une Gemba Walk

Définissez vos objectifs, informez les équipes, choisissez le bon moment, observez sans juger, posez des questions simples, collectez les faits, puis analysez avec les équipes. Enfin, appuyez-vous sur un outil comme Flexio pour digitaliser efficacement cette démarche Lean.

Comment préparer un Gemba Walk en 30 minutes ?

Concentrez-vous sur l’essentiel : un thème clair, un horaire défini, une équipe informée, et une feuille de route simple (3 à 5 questions max). Pas besoin d’être parfait, il faut surtout être présent et à l’écoute.

Quelle fréquence et quelle durée recommandées pour une Gemba Walk ?

1 à 2 fois par semaine, sur un créneau de 30 à 45 minutes, avec un objectif clair à chaque visite.

Qui doit participer à un Gemba Walk ?

Le manager du secteur concerné est en première ligne. Mais faire venir un responsable maintenance, un collègue d’un autre service ou un membre de la direction permet souvent d’enrichir les échanges et les perspectives.

Peux-tu me proposer un agenda de Gemba Walk de 45 minutes ?

Voici un agenda type pour un Gemba Walk de 45 minutes :

• 5 min : Brief rapide avec les participants (objectif, posture, zone visitée)
• 30 min : Observation terrain et échanges avec les opérateurs
• 5 min : Debrief à chaud entre participants (points saillants, idées d’actions)
• 5 min : Planification des prochaines étapes ou suite à donner

Ce format simple permet d’avoir un impact rapide, sans mobiliser trop de ressources.

Posture managériale et communication

Que faire si le Gemba révèle des non-conformités graves ?

Restez factuel et calme. Notez précisément ce que vous observez, échangez avec les équipes pour comprendre les causes, et impliquez les bonnes personnes pour traiter le sujet rapidement, sans chercher un coupable.

Comment éviter que le Gemba devienne un audit ou un outil de contrôle ?

Clarifiez l’intention dès le départ : on est là pour comprendre, pas pour sanctionner. Adoptez une posture d’écoute, reformulez sans juger, et privilégiez les échanges ouverts plutôt que l’évaluation froide.

Comment faire un Gemba Walk sans braquer les équipes ?

Soyez curieux, pas contrôlant. Parlez avec sincérité, remerciez les partages, ne cherchez pas à tout résoudre sur place. Le simple fait d’être là, de poser des questions et d’écouter sans juger change déjà beaucoup.

Digitaliser le Gemba Walk pour être plus efficace

Pourquoi digitaliser un Gemba Walk ?

La digitalisation permet de structurer les observations, de centraliser les données, d’assurer un meilleur suivi des actions et de gagner en efficacité sur le terrain.

Quels outils utiliser pour digitaliser un Gemba Walk ?

Des solutions comme Flexio permettent de créer une application sur mesure pour vos Gemba Walks, sans coder, avec formulaires, photos, tableaux de bord et automatisations.

Quels sont les bénéfices d’un Gemba Walk digitalisé ?

Un Gemba Walk digitalisé offre des gains mesurables à plusieurs niveaux :

• Un meilleur suivi des observations et des actions décidées
• Des décisions plus rapides basées sur des faits concrets
• Moins d’erreurs de ressaisie ou de perte d'information
• Une implication renforcée des employés grâce à une démarche plus fluide
• Une amélioration continue structurée et durable
• Une meilleure visibilité pour les managers, avec des tableaux de bord accessibles en temps réel

‍

‍

Excel reste l'outil de référence pour des centaines d'entreprises industrielles qui gèrent leur maintenance préventive. Pourquoi ? Parce qu'il est accessible, familier et personnalisable. Mais dans un contexte où la digitalisation des processus devient incontournable, est-ce vraiment l'outil le plus adapté pour répondre aux exigences croissantes de l'industrie moderne ?

Dans cet article, on fait le point :

• Les avantages réels d’un plan de maintenance préventive sur Excel
• Les limites qui freinent la performance industrielle
• Les meilleures pratiques sur Excel
• Les alternatives

Les avantages d’un plan de maintenance préventive sur Excel

Pour de nombreuses PME industrielles, Excel demeure un choix pragmatique. Voici pourquoi :

• ‍Prise en main immédiate : la majorité de vos collaborateurs maîtrisent déjà l'outil‍
• Coût maîtrisé : pas d'investissement logiciel supplémentaire‍
• Personnalisation totale : adaptation complète à vos équipements, gammes et sites‍
• Partage facilité : transmission simple par email ou via des solutions cloud

Notre constat : Excel répond aux besoins basiques des structures disposant d'un parc machines limité et de processus de maintenance simples.

Les inconvénients d’un plan de maintenance préventive sur Excel

1. Excel entrave la productivité de vos équipes

Vos collaborateurs passent-ils plus de temps à créer et maintenir leurs tableurs qu'à en tirer des bénéfices ? Avant de digitaliser leurs processus, la plupart de nos clients perdaient un temps considérable à "pêcher" des informations et mettre à jour des fichiers Excel devenus de véritables "usines à gaz".

2. Les tableurs Excel favorisent les silos de données

Excel impose généralement qu'une seule personne centralise les données, souvent collectées au format papier, puis les ressaisisse manuellement. Cette gestion "pyramidale" s'adapte mal au travail en équipe et au management collaboratif moderne.

3. Excel n'est pas mobile

Les équipes de maintenance sont constamment en déplacement. Excel n'a pas été conçu pour cette dimension mobile : impossible d'accéder facilement aux données ou de les mettre à jour en temps réel depuis le terrain.

4. Le pilotage stratégique avec Excel est limité

Les tableurs ne permettent de consulter les informations que de manière fragmentée. Suivre les interventions, contrôler la charge de travail des techniciens, détecter les anomalies ou générer des ordres de mission devient rapidement complexe.

5. Excel se complexifie avec le temps

Un fichier Excel simple devient souvent, au fil des modifications et ajouts, un outil incompréhensible pour quiconque n'en est pas le créateur. En cas d'absence ou de départ de cette personne, c'est toute votre maintenance qui est mise en péril.

Les meilleures pratiques si vous utilisez encore Excel

Si vous n'êtes pas encore prêt à franchir le pas vers une solution spécialisée, voici comment maximiser l'efficacité de votre plan de maintenance préventive sur Excel :

• Créez des modèles standardisés avec menus déroulants et alertes visuelles
• Mettez en place un code couleur pour hiérarchiser les urgences, signaler les retards et les anomalies‍
• Sauvegardez systématiquement vos fichiers sur le cloud pour éviter les pertes
• Établissez une procédure stricte de mise à jour et de partage des fichiers

Les alternatives à Excel pour une maintenance préventive efficace

Flexio : la plateforme française tout-en-un pour une maintenance connectée

Origine : France (Franche-Comté)

• ‍Planification intelligente de vos gammes de maintenance selon différents critères (jours, kilomètres, heures de fonctionnement)‍
• Application mobile fonctionnant même hors connexion pour une utilisation terrain optimale‍
• Tableau de bord en temps réel pour suivre vos KPIs et le taux de réalisation des interventions‍
• Gestion multi-sites centralisée pour une vision globale de votre activité‍
• Interopérabilité avec vos outils existants (ERP, GMAO, etc.)‍
• Déploiement rapide avec des résultats visibles en seulement 5 jours‍
• Documentation technique centralisée (fiches techniques, procédures, photos)‍
• Satisfaction client exceptionnelle : 4,8/5

Points d'attention :

• Nécessite un investissement initial par rapport à Excel (mais retour sur investissement rapide)
• Implique un changement d'habitudes pour les équipes habituées aux processus papier

Résultat : Réduction significative des erreurs, gain d'efficacité, traçabilité renforcée et conformité réglementaire assurée.

Autres solutions du marché

SafetyCulture (anciennement iAuditor)

Origine : Australie

Points forts :

• Listes de contrôle numériques personnalisables
• Version gratuite disponible pour les petites équipes
• Analyse des tendances et génération de rapports
• Note utilisateurs : 4,6/5 sur Capterra

Limites :

• Suivi des actions parfois complexe
• Impossibilité d'exporter des rapports depuis l'application mobile
• Moins spécialisé dans la maintenance industrielle
• Fonctionnalités limitées comparées à une GMAO complète

Maximo Asset Management (IBM)

Origine : États-Unis

Points forts :

• Solution robuste avec plus de 30 ans d'expérience
• Capacités prédictives avancées grâce à l'IA
• Intégration avec les systèmes ERP et financiers
• Position de leader sur le marché EAM

Limites :

• Coûts d'implémentation et de maintenance élevés
• Interface utilisateur complexe
• Nécessite des compétences en développement pour les personnalisations
• Courbe d'apprentissage importante

AkitaBox

Origine : États-Unis

Points forts :

• Spécialisation dans la gestion des installations et bâtiments
• Interface intuitive (note : 4,6/5)
• Suivi des actifs et gestion des demandes de service efficaces

Limites :

• Application mobile jugée peu réactive
• Système de gestion des ordres de travail perfectible
• Coût d'acquisition élevé pour les petites structures

B2W Maintain

Origine : États-Unis

Points forts :

• Maintenance récurrente basée sur des déclencheurs personnalisables
• Portail équipements pour les utilisateurs terrain
• Gestion intégrée des stocks de pièces

Limites :

• Très orienté secteur de la construction
• Manque de transparence sur la tarification

Comment sélectionner la solution adaptée à vos besoins

Pour faire le bon choix, posez-vous ces questions essentielles :

1. Vos équipements nécessitent-ils un suivi régulier et complexe ?
2. Votre équipe a-t-elle besoin d'un accès mobile aux informations de maintenance ?
3. Vos données doivent-elles être synchronisées avec d'autres outils internes ?
4. La traçabilité et la conformité réglementaire sont-elles des enjeux majeurs pour vous ?
5. Cherchez-vous à réduire les temps d'arrêt de vos équipements ?

Si vous avez répondu oui à au moins trois de ces questions, il est temps d'envisager sérieusement une alternative à Excel.

Conclusion : Excel, un point de départ, pas une destination

Le plan de maintenance préventive sur Excel peut constituer une solution temporaire, mais à long terme, il limite votre capacité à optimiser vos processus, à garantir la fiabilité de vos équipements et à améliorer la performance globale de votre maintenance industrielle.

D'apparence sans limites, Excel devient rapidement un facteur de risque pour votre entreprise dès lors qu'il sort de son usage initial d'activité bureautique. Il n'est pas conçu pour gérer l'imprévu, l'agilité de vos équipes ou les temps d'arrêt non programmés. Les informations qu'il contient sont souvent dépassées au moment même où elles sont intégrées.

Imaginez plutôt une solution unique et agile qui remplace tous vos tableurs. Une plateforme connectée à votre système d'information, permettant de visualiser et d'accéder en quelques clics à des informations décisives, de les partager, de les modifier et d'optimiser tous vos processus de maintenance.

Avec une solution comme Flexio, vous franchissez une étape décisive : plus de contrôle, moins de stress, et des résultats tangibles qui se traduisent par une réduction des coûts et une amélioration de la disponibilité de vos équipements.

Ne laissez plus les limitations d'Excel freiner votre efficacité opérationnelle. Passez à une solution moderne, mobile et connectée pour une maintenance préventive véritablement performante.

‍