Comment optimiser la gestion d’une flotte de véhicules ?

Gestion de flotte de vehicules

Comment optimiser la gestion d’une flotte de véhicules ?

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Une application web & mobile pour gérer le parc véhicule chez Theam

L’entreprise Theam fabrique des solutions de convoyage de matériaux (bétons, enrobé, granulats…). Elle utilise Flexio pour optimiser de nombreux processus opérationnels. 

 

Dernièrement, les membres du service clients ont créé une nouvelle application de gestion de flotte automobile avec Flexio.

 

 

Cette application, développée en interne, sans l’aide de nos équipes techniques ou support, a généré de nombreux gains : 

 

  • confort de travail,
  • productivité,
  • réactivité etc.

Contexte


Les voitures de prêt sont réservées aux clients lorsque l’un de leurs équipements roulants nécessite une révision ou une opération de maintenance.
Les salariés sont aussi amenés à emprunter une voiture à titre professionnel.
Les procédures pour l’un comme pour l’autre catégorie d’emprunteurs n’étaient pas du tout optimisées. 

Le responsable du service clients s’est penché sur cette problématique. Il a identifié les principales pertes et imaginé avec ses équipes, des solutions pour y remédier.

Les difficultés identifiées par l’équipe

 

  • Perte de temps des salariés pour saisir des informations sur papier, ressaisir des données, rechercher des informations.
    Données clés dispersées sur plusieurs feuillets papier

 

  • Manque de précision dans les processus
    – Les informations saisies étaient incomplètes ou erronées.
    – Les outils n’étaient pas adaptés pour la collecte d’information. 
    – Pas de traçabilité des données
    – Pas de comparaison possible entre l’état de sortie et de retour des véhicules.

 

  • Pertes financières dues à l’absence de suivi (consommation, entretien & maintenance, dégradations…). 

 

  • Pas d’analyse possible pour l’amélioration continue.
    Les formulaires papier étaient uniquement destinés à l’archivage car le traitement des données était trop lourd et trop fastidieux.

 

Avant Flexio, les données relatives aux sorties/entrées étaient collectées avec 2 formulaires papier.

  • 1 formulaire papier destiné aux prêts internes : les employés
  • 1 autre formulaire papier pour les clients bénéficiant du service SAV.

Avec Flexio aujourd’hui

Tablette avec formulaire numérique Flexio

Les deux formulaires papiers ont été regroupés en un seul formulaire numérique. Ce dernier est utilisé par les équipes de techniciens, à la fois pour la saisie de données sur tablette mais aussi pour la diffusion d’instructions directement depuis le formulaire lors du prêt.

 

Les démarches de sortie/entrée des véhicules de prêts sont simplifiées.
Flexio permet de saisir toutes les informations et d’automatiser leur traitement en temps réel.

GAIN DE TEMPS

Pour la saisie d’informations depuis l’application mobile sur tablette et smartphone.

Chaque nouvelle procédure de « prêt » est enregistrée dans la base de donnée correspondante.

Enregistrement des données véhicules avec un formulaire numérique
Formulaire numérique état de sortie du véhicule

Chaque enregistrement contient différents types d’informations utiles au bon déroulement du processus : 

 

  • plaques d’immatriculation (pré-enregistrées), 
  • informations sur le conducteur (nom/société etc.), 
  • date, heure du prêt, 
  • copie du permis de conduire etc.
  • état du véhicule
  • prise de photo directement depuis l’application mobile
  • signatures numériques au départ et au retour (client/salarié Theam).
  • kilométrage de départ/retour
  • niveau de carburant départ/retour

GAIN DE PRODUCTIVITÉ : FIABILITÉ DES DONNÉES

 

  • Etat du véhicule complet à chaque sortie et retour, signé par les deux parties directement depuis l’application mobile Flexio.

 

  • Relevé et gestion des dégradations en temps réel à chaque retour 

 

  • Champs obligatoires à saisir dans le formulaire numérique

 

  • Champs pré-enregistrés pour uniformiser la donnée et limiter les erreurs

 

  • Acceptation des conditions générales

 

  • Le service ADV peut facturer : données fiables, transmises automatiquement à la bonne personne au bon moment. Depuis le terrain vers les bureaux administratifs sans encombres ni pertes d’information.

GAINS FINANCIERS

  • Plein d’essence manquant / Dépassement kilométrique.

    À la saisie des informations de retour, Flexio prévient les techniciens en cas de dépassement par exemple.
    En parallèle un mail est envoyé au service ADV pour facturation au client concerné.

“Nous demandons aux utilisateurs de rendre les véhicules avec le plein. Certains ne jouaient pas le jeu. Aujourd’hui nous sommes capables de les facturer si ça n’est pas fait”.


Antonin, Responsable Pôle Industriel

Pour la suite…

  • Possibilité de visualiser en clin d’oeil les véhicules disponibles pour un prêt puis de réserver via l’application Google Agenda  connectée à Flexio.

 

  • Gérer la maintenance des véhicules avec Flexio :
    Génération automatique d’alertes pour l’entretien des véhicules grâce aux données collectées en amont (nombre de Km parcourus, incidents, chocs, etc.)

 

  • Gestion du planning de maintenance préventive des voitures.

 

 

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