Comment simplifier la gestion de ses entretiens annuels individuels ?

Entretien individuel digital annuel Flexio

Comment simplifier la gestion de ses entretiens annuels individuels ?

Les RH facilitent le travail des managers en digitalisant les campagnes d’entretiens avec des solutions No-Code.

Contexte

La société TECHNETICS Group est devenu le premier fabricant et concepteur de solutions d’étanchéité et de composants critiques dans le monde. Elle compte 13 sites de production et plus de 1100 employés.

Soucieuse de faciliter, d’améliorer le travail de ses employés et notamment les procédures administratives, les RH de chez TECHNETICS Group ont choisi Flexio pour digitaliser le processus Gestion des entretiens annuels individuels.

Pour ce faire, ils ont créé une nouvelle application qui a pour vocation d’optimiser la saisie, la circulation et l’analyse des données.

Objectifs : gagner en efficacité et capitaliser l’information pour améliorer les processus.

TECHNETICS est une industrie qui est forte de processus industriels anciens.

L’ERP, les outils décisionnels, les extractions de fichiers, etc… ne suffisaient plus pour répondre aux besoins nécessaire pour faire du pilotage de process.

Après différentes études de solutions, il n’était pas possible de développer un outil de digitalisation qui répondrait à toutes les problématiques :

  • trop de sujets à intégrer dans la digitalisation,
  • réalisation d’un cahier des charge trop long, trop cher.

De plus, il y a la crainte de se tromper dans la création d’un cahier des charges trop complet, dans un milieu en constante évolution ; le risque est d’achever le développement alors que le besoin a évolué.

L’idée a été de démarrer la digitalisation d’un processus qui touchait tout le monde dans l’entreprise : l’ENTRETIEN INDIVIDUEL ANNUEL.

Problématiques

Perte de temps

Initialement, la distribution des tâches (RH / Managers / Employés) étaient réalisée par mails, appels téléphoniques ou par fichiers partagés.

L’information étaient complexifiée, répartie différemment en fonction des utilisateurs.

La saisie des informations sur papier, la ressaisie des données dans un fichier informatique, la rechercher des informations, l’archivage des données : La perte de temps est considérable.

Manque de fiabilité à la source
Pas de traçabilité des données clés

La démultiplication des papiers peut poser problème lorsqu’il faut ressortir les entretiens de l’année précédente pour faire le point :
Documents égarés, mal classés, dans un autre service, illisibles ?

De plus, en fonction des sujets de l’entretien (missions, formations, évolution…) les données ne sont pas enregistrées au même endroit. La multiplication des outils est un facteurs aggravant du manque de traçabilité des données.

Problèmes de communication

Non seulement les RH ont le sentiment de ne gérer qu’un envoi de trames, suivi de multiples relances auprès des managers et collaborateurs ; le tout sans réelle visibilité ni valeur ajoutée sur l’exercice.

Mais les managers et collaborateurs peuvent aussi se sentir démunis pour l’organisation de ces entretiens. Ce travail reste un passage obligatoire que les RH pourrait mieux accompagner.

Impossible de capitaliser l’information

Il n’existe aucun indicateur sur l’avancement et la réalisation des entretiens.

La solution Flexio a donc été choisie pour permet d’avoir un retour très rapidement, la modification est instantanée, et l’amélioration est possible immédiatement.

L’approche de méthodologie de développement par du no code et le fait d’obtenir un résultat très rapidement ont été décisifs dans le choix de la solution Flexio.

Le résultat est quasi immédiat : L’application est mise en place rapidement, sur le besoin primaire, et il est possible de commencer l’utilisation et d’avoir des premiers retour terrain instantanément.

Solutions

Gain de temps

Cela peut sembler évident mais la digitalisation des entretiens individuels annuels permet d’éviter la lourde tâche de distribuer les documents papier à chaque collaborateur. Tâche, qui plus est, est sans valeur ajoutée…

Le lancement des campagnes d’entretien se fait en 1 clic par les RH.

Le formulaire des entretiens individuels annuels envoyé par mail est adapté en fonction de la fiche employée préenregistrée (employé / cadre / N+1 / français / anglais).

Le formulaire est envoyé automatiquement et mis à disposition des salariés en cliquant sur un lien. Ce formulaire numérique est agrémenté d’instructions/légendes pour aider les salariés/managers dans leur préparation d’entretien.

La mise en page automatique dans un espace Web est beaucoup plus simple que sur un documents Word qui se modifie au fur et à mesure qu’on le complète.

La validation hiérarchique de l’entretien se fait par envoi « en chaîne » au N+1 et N+2 dès qu’il est complété et validé par le salarié et son manager.

Données plus fiables,
meilleure traçabilité

Les données sont enregistrées et mises à jour en temps réel.

Le connecteur entre l’organigramme et Flexio permet une mise à jour instantanée de l’application.

L’Automatisation des envois de mail aux managers et collaborateurs permet d’éviter tout oubli.

L’ensemble des entretiens est centralisé dans une unique ressources Flexio.

Les RH ont un tableau de bord avec l’état des entretiens (Envoyé, en cours, validé…).

Et, pour des raisons juridique, une fois l’approbation enclenchée, les données de base sont non-modifiables = sécurité des données d’information.

Optimisation de la communication et des flux d’information

L’automatisation des mail dès le lancement de la campagne d’entretiens assure le service RH de n’oublier personne et rappelle aux manager toutes les personnes dont ils ont la charge, les entretiens à faire/en cours et les procédures. Les données sont centralisées et les collaborateurs se sentent accompagnés.

De la même façon, dès la validation de l’entretien, le lancement des demandes d’approbation N+1 / N+2 / DRH se fait automatiquement. La communication est plus fluide et le manager peut s’octroyer cette tâche sans valeur ajoutée.

Après validation de l’ensemble de la hiérarchie d’un collaborateur, l’application Flexio génère un récapitulatif de l’entretien sous format .pdf et l’archive automatiquement dans office 365.

L’utilisation simple de l’application Flexio ainsi que sa prise en main facile est un point positif pour l’implication des salariés. Ils sont donc plus sereins et à l’aise avec l’entretien individuel annuel qu’ils doivent faire.

Utiliser une application spécialisée facilite la préparation de l’entretien et fluidifie son déroulement. Plus approfondi, l’échange se révèle également plus humain.

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Digitalisation des entretiens annuels individuels
– Jérémy PERRIN société TECHNETICS Group –