Pourquoi le management visuel vous aide dans vos projets d’amélioration continue ?
On associe souvent le management visuel à la production industrielle. Toutefois, ce processus agile constitue un outil plébiscité par les industriels, pour la mise en place de projets lean. C’est pourquoi, on rencontre aujourd’hui cette méthode : pilier de l’amélioration continue, à tous les niveaux de l’entreprise.
Pas étonnant, dans la mesure où il permet de manager la performance. D’un autre côté, la digitalisation du management visuel génère de nouvelles opportunités, notamment la promesse d’atteindre l’excellence opérationnelle.
Si vous considérez que le management est un levier indispensable pour maintenir la compétitivité de votre organisation, cette méthode lean est probablement une solution à étudier. En effet, le management visuel possède de nombreux avantages, parmi eux : encourager la motivation et mobiliser vos collaborateurs, piloter votre activité, favoriser le travail en équipe et l’autonomie, faire évoluer la position du manager etc.
Le management visuel qu’est-ce que c’est ?
C’est une méthode de lean management qui permet aux équipes qui l’ont adopté de s’auto-organiser en s’appuyant sur 3 principes :
– voir
– comprendre
– agir
Il s’agit plus précisément de créer un environnement basé sur des méthodes et des outils visuels.
Les objectifs du management visuel : fluidifier la communication interne, aider à la prise de décision et accélérer le traitement des informations.
À ce titre, tous les niveaux hiérarchiques disposent d’informations identiques. Cela permet de mieux engager les collaborateurs en les intégrant pleinement dans les démarches d’amélioration continue et de piloter efficacement les objectifs de l’entreprise.
Les principaux outils.
La méthode KANBAN.
Issue de l’industrie automobile Japonaise, elle à vu le jour en 1950 pour optimiser la capacité de production de Toyota face à la concurrence américaine.
Sous forme de tableau, cette méthode de management agile permet de mettre en place un suivi des tâches par collaborateur.
Voir le plan d’action en cours est un des atouts de cet outil, puisqu’il permet de localiser les dysfonctionnements et de les corriger rapidement. Chaque équipe choisi son mode de travail : tableau blanc, post-it aimants, etc.
Les tableaux numériques sont également une option intéressante pour éviter la ressaisie et les erreurs.
Le Mind Mapping.
Aussi appelé carte mentale, cet outil prend la forme d’un schéma qui représente les associations d’idées. Le mind Map peut mettre en avant les relations entre une idée et des informations proches.
Cette carte contient un sujet central, des sujets principaux et secondaires, des relations ou des branches.
Les idées s’organisent autour du sujet initial grâce à des codes visuels.
Cette méthode s’avère très utile pour le brainstorming notamment puisqu’elle permet la visualisation globale de plusieurs idées.
Vers un management visuel numérique ?
Pour les entreprises qui s’interrogent sur la mise en place du management visuel dans leur organisation. La question d’un outil digital pour gérer ce chantier peut se poser.
Il semblerait que le management visuel gagne à se digitaliser. En effet, les outils digitaux permettent de collecter et d’agréger des données fiables et uniformes. De les valoriser, les visualiser et les traiter de manière automatique. Mais aussi de les envoyer au bon moment à la bonne personne ou sur le bon support (wall bords, écrans dans les ateliers ou les obeyas etc.).
Le système de management visuel numérique possède également un impact positif sur le travail collaboratif, la motivation des équipes et la transparence.
Des projets mieux gérés avec le management visuel digital.
D’après les études menées la Wharton School of Business, utiliser le management visuel peut vous aider à raccourcir le temps passé en réunion de 24%, et accélérer votre prise de décision (64%).
Si l’on part du postulat qu’on ne peut pas changer ce que l’on ne voit pas, les outils de management visuel doivent être des vecteurs d’information et faciliter la communication entre les membres d’une équipe. C’est donc en rendant visuel et en cartographiant les problématiques auxquelles vous êtes confrontés quotidiennement, que vous pourrez aborder l’analyse et la prise de décisions sous un nouvel angle.
“Piloter un projet sur un écran d’ordinateur ne marche pas si une seule personne utilise cette information”
La vision d’Ishio Suzuki confirme cette notion.
Si vos équipes projet consacrent beaucoup de temps à échanger verbalement; par mail ou à coups de réunions interminables pour connaître l’évolution d’un projet (état d’avancement, incidents, améliorations possibles).
L’utilisation d’un outil de management visuel peut fortement soulager les lourdeur de processus cités plus haut. Ajoutons à cela le temps passé par les responsables et autres manager à collecter des informations, pas toujours fiables… Les traiter et les compiler pour faire parler des chiffres.
Opter pour un outil de travail collaboratif permet le partage de données et d’informations en temps réel. Selon les plateformes numériques vous pourrez même automatiser les flux d’information et limiter le temps passé à répondre aux questions ou encore attendre une information clé.
En visualisant d’un coup d’oeil toutes les informations nécessaires (alertes, retards, signalement etc..) chacun peut se concentrer sur la résolution des problèmes et chercher des solutions. Faciliter l’auto-organisation et l’autonomie des équipes sont les piliers du management visuel numérique.
Comment intégrer efficacement le Management Visuel digital dans mon entreprise ?
Comme nous l’avons déjà évoqué, le management visuel est une solution efficace pour améliorer la performance de vos équipes et de toute votre entreprise. Mais encore faut-il l’utiliser efficacement.
Si vous vous contentez d’afficher un tableau de bord imprimé à la cafétéria, il y a peu de chances que vos équipes se sentent concernées et que vos méthodes de management évoluent dans le bon sens.
La manière dont vous allez montrer, percevoir et représenter le changement ou encore l’accompagner est primordiale pour la réussite de votre stratégie de management lean.
Les étapes à respecter pour mettre en place le management visuel digital dans votre entreprise.
Ces paliers peuvent être entrepris dans le cadre d’un POC (proof of concept).
Flexible, limité dans le temps le POC permet de tester un concept à petite échelle. Cet engagement à risques limités permet de tirer des enseignements avant d’appliquer l’expérience à plus large échelle. Cette formule permet de valider les besoins, les outils et d’abandonner sans gros dégâts si l’expérience n’est pas concluante.
Dans la mesure où l’on ne peut pas révolutionner des méthodes de travail du jour au lendemain, il est nécessaire d’itérer, puis d’ajuster au besoin. C’est ce que l’on appelle la transformation progressive chez Flexio.
ETAPE 1 – Identifier un besoin prioritaire
Avant de vous lancer tête baissée dans l’aventure, prenez le temps de hiérarchiser les problématiques que vous souhaitez résoudre avec le management visuel digital.
N’oubliez pas, vous êtes en mode POC, pas besoin de rédiger un cahier des charges exhaustif. Vous perdriez du temps à l’élaborer et ne pourriez, dans tous les cas, pas répondre à l’intégralité des exigences.
Alors, la clé c’est de vous concentrer sur une douleur en particulier. Prenez le temps de caractériser la problématique la plus invalidante pour votre productivité mais aussi celle qui pourra être simplement résolue. L’erreur que beaucoup de nos clients font, c’est de vouloir tout révolutionner ou de sélectionner des processus trop complexes pour commencer. Résultat : frustrations, échecs et démotivation, ça n’est pas le but ! Pensez “quick wins” dès la 1ère phase de votre projet, cela va conditionner le succès de votre politique de management visuel.
ETAPE 2 – Déterminez vos objectifs.
Cette deuxième étape va vous permettre de déterminer la méthode la plus adaptée pour mettre en place le management visuel dans votre entreprise.
Pour ce faire, affinez vos ambitions. En collaboration avec les équipes impliquées dans le projet “pilote”.
Quels sont les objectifs auxquels doit répondre le management visuel dans votre entreprise ?
Piloter la performance via des tableaux de bord numériques pour atteindre l’excellence opérationnelle
Améliorer la transmission d’informations
Accélérer le partage d’idées
Suivre les plans d’action et analyser les résultats d’un projet
Impliquer les collaborateurs dans la résolution de problèmes suite à une alerte automatisée
etc.
Comment les hiérarchiser ?
— > Ces objectifs peuvent concerner le management par indicateurs :
pilotage,
rapports,
états
alertes
graphiques etc.
Ce type de management est basé sur des indicateurs de performance : résultats atteints ou à atteindre. Le management visuel permet par exemple, de mettre le doigt sur des problèmes et de chercher des solutions, de manière collégiale.
Il est indispensable dans une démarche d’amélioration continue, de recueillir l’expérience des opérateurs terrain.
Cette approche « de management par indicateurs » permet de miser sur l’interaction avec les personnes plutôt que sur les process ou es outils. Cela permet également de modifier durablement la relation à la hiérarchie et au povoir dans les grandes entreprises.
— > Vous pouvez également faire le choix d’afficher l’évolution et l’état des tâches.
Ces missions, peuvent être des tâches journalières, ou des “sprint”, dans le cas où l’on applique la méthode Scrum.
Ces actions donnent une vision globale des actions à effectuer ou déjà accomplies. Les tâches sont divisées dans le temps grâce à des plannings visuels, qui donnent des indications sur le travail à effectuer.
ETAPE 3 – Préparez vos indicateurs d’évolution
Pour tirer profit de votre POC, vous devez être en mesure de vérifier si vos objectifs ont été atteints. Dixit partie précédente.
Si vous ne déterminez pas d’indicateurs pour mesurer l’évolution de vos activités, vous ne pourrez pas déterminer si les actions mises en place ont été bénéfiques.
Ces indicateurs peuvent être directement liés à l’activité et aux performances de l’entreprise. Mais aussi à l’engagement des équipes, la sécurité des salariés, résultats enquête satisfaction etc.
ETAPE 4 – Entrez en action !
Déterminez les indicateurs de performance (KPI’s) que vous souhaitez afficher.
Une fois de plus, ne cherchez pas à être exhaustifs, mais concentrez-vous plutôt sur des indicateurs à clés.
Sélectionnez-en cinq au maximum, il sera toujours temps de réajuster par la suite.
Une solution comme Flexio, par exemple, permet de personnaliser et de modifier en quelques clics, vos tableaux de bord.
Identifiez les informations qui vont être utilisées pour votre management visuel.
Déterminez les sources de ces données : ERP, base de donnée, GMAO etc?
Une plateforme comme Flexio simplifie cette partie puisqu’elle est connectée à votre système d’information. Ainsi, vos données clés sont envoyées automatiquement vers les tableaux de bords correspondants, en temps réel bien sûr ! Vous obtenez une visibilité sur les KPI sélectionnés en un clin d’oeil.
Concevez l’affichage de votre écran.
Le design et la hiérarchisation des informations tiennent une place prépondérante dans votre management visuel.
Il convient de bien réfléchir à cet aspect en amont. Mots d’ordre: attractivité, lisibilité et efficacité.
Si vos affichages sur écrans sont confus, vos collaborateurs vont peu à peu s’en détacher et ne plus les consulter. Pour éviter cela, voici quelques conseils :
Prévoir des animations visuelles pour des informations spécifiques
Eviter de trop en mettre : less is more !
Penser ergonomie : choix des types de graphiques, des couleurs, polices etc
réfléchir à l’environnement et au support (écran, tactile ? tablette ? en hauteur ? etc)
ETAPE 5 – Mesurez et itérez
Votre POC vous à permis de tester rapidement une méthode de management visuel sur un processus pilote.
Avec Flexio vous pouvez créer votre application de management visuel en moins de 5 jours pour la tester ensuite pendant 3 mois.
C’est le début d’une grande aventure ! C’est le moment de faire le point et d’étudier l’évolution des indicateurs déterminés au départ.
Réunissez votre équipe pilote, et mesurez ensemble ce qui fonctionne ou pas, pourquoi ?
Déterminez ensemble les éléments que vous souhaitez ajuster et ceux que vous allez conserver.
Cette étape permet de vous recentrer sur le travail accompli et de profiter de l’expérience passée pour envisager un déploiement plus vaste.
N’oubliez pas de capitaliser ! Chaque action mise en place, même si elle ne fonctionnne pas, doit vous être utile pour progresser. Amélioration progressive !!! Yes you can !
Si vous souhaitez échanger avec l’un de nos experts à ce sujet,
prenez contact avec Julien ou Raphaël ! Ils seront ravis de vous accompagner dans votre projet d’amélioration continue par le management visuel.
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